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基建规划处档案资料管理制度

2019年04月23日 10:56  点击:[]

           基建规划处档案资料管理制度

 

一、档案管理保密制度

(一)档案管理工作是一项重要的机要工作,必须按照《中华人民共和国保密法》及有关规定,严格保守党和国家机密,忠于职守、尽职尽责,维护档案的完整与安全。

(二)严格按照密级执行借阅审批手续,对机密档案严格管理。控制使用。凡借阅“绝密”、“机密”级档案资料须经校领导批准,借阅“秘密”级档案资料须经处领导批准,方可借阅。

(三)基建规划处工作人员绝对不允许将档案资料带出或私自借给他人,不准随意与他人谈论保密档案内含及库房存放位置情况。

(四)查阅利用档案者不准随意进入档案室,如因工作需要或参观库房时必须以过领导批准并由基建规划处工作人员陪同。

(五)查阅利用本处室档案,一律在本处内进行,未经校领导批准,档案不外借。

(六)任何人不得利用普通邮政、普通电话和明码电报(传真)传递秘密文件资料和机要事项。

(七)查阅利用者未经本处工作人员同意,不得擅自抄录、复制有密级的档案资料;从本处抄录、复制的档案材料,未经本处同意,不得擅自对外公布和出版。

(八)档案的降密、解密、开放,严格按照国家规定办理。

(九)对需要销毁的档案、资料严禁出卖或改为他用。

(十)基建规划处工作人员如有违反保密制度,丢失或擅自提供档案,泄露档案机密等行为,应根据情节轻重,给予行政处分,或追究其法律责任。

二、档案管理办法。

(一)归档范围:上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件;各

类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、决算资料、审计结论及相关财务资料、各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件。

(二)资料收集与管理:

1.上级发文及本处文件原文由综合科收存,文件使用人员留复印件。

2.工程档案资料按项目收集。自工程立项开始到开工建设期间的报告、批文、设计资料、图纸、合同等由项目科报批人和委托人收存管理; 施工期间设计变更、工程洽商、会议记录、监理文件、施工日志等由质量科按照项目管理制度,安排项目责任人负责收存管理;竣工各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证与设备说明书等均由项目科负责人收存管理。

3.工程竣工交付使用后施工方将全部工程档案收集后交基建处处档案管理人员,档案管理人员按规定装订成册,处内存档。

4.校内小型维修项目从立项开始,到招标、施工、竣工验收等所有资料,由综合科负责收存管理。

5.为配合学校维修管理等使用单位的需求,各项工程的有关文件资料还应做出备份文件,供各有关部门存档使用。

 

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